Deze website maakt gebruik van cookies om uw ervaring te verbeteren. Door deze website te gebruiken, gaat u akkoord met ons beleid voor gegevensbescherming .
Meer weten
De GDPR bepaalt de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt door Selas (dit
zijn de “betrokkenen”), een aantal rechten hebben. Het betreft volgende rechten:
Teneinde tijdig en binnen de grenzen van de GDPR aan deze rechten tegemoet te kunnen komen, dienen er aantal standaardprocessen geïmplementeerd te worden binnen Selas. Onderstaande toelichting kan dienen als handleiding bij het ontvangen van een verzoek van een betrokkene wiens persoonsgegevens men verwerkt en bevat ook een aantal aandachtspunten bij het implementeren van een procedure om tegemoet te kunnen komen aan verzoeken van betrokkenen.
In uw privacy policy dient u te omschrijven op welke manier de betrokkene een inzage en/of correctieverzoek kan indienen. Dit kan bijvoorbeeld via brief of via een specifiek e- mailadres. De GDPR bepaalt ook dat, indien dit mogelijk is, Selas vanop afstand toegang kan geven aan de betrokkene via een online portaal bijvoorbeeld waarmee de betrokkene dan zelf zijn rechten kan uitoefenen en aanpassingen doorvoeren, zijn gegevens wissen,…
Selas dient eerst de identiteit van de betrokkene vast te stellen vooraleer gehoor wordt gegeven aan het verzoek van de betrokkene.
Als organisatie dient u uiterlijk binnen 1 maand schriftelijk te reageren. In geval het een complex verzoek betreft, bv. door de grote hoeveelheid persoonsgegevens, kan deze termijn met 2 maand worden verlengd.
Wanneer Selas om de één of andere reden geen gevolg geeft aan het verzoek, dient de betrokkene uiterlijk 1 maand na het indienen van het verzoek te worden geïnformeerd waarom er geen gevolg werd aan gegeven en ook dat hij klacht kan indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en bij de rechtbank.
In bepaalde en uitzonderlijke gevallen kan Selas weigeren om gehoor te geven aan een verzoek. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een kennelijk ongegronde of buitensporige vraag.
Selas dient bij een inzageverzoek de volgende informatie te verstrekken:
Als organisatie dient u de betrokkene op de hoogte te stellen als wordt besloten de persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.
Deze aanvulling of correctie dient zo snel mogelijk of “onverwijld” te gebeuren.
Wanneer wordt besloten tot het corrigeren van de persoonsgegevens in kwestie dient de verantwoordelijke voor de verwerking ook de ontvangers van de persoonsgegevens van de
betrokkene hiervan op de hoogte te stellen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.
Daarnaast dient ook aan de betrokkene informatie worden verstrekt over deze ontvangers indien deze hierom verzoekt.
In de privacy policy dient u te omschrijven dat de betrokkene in een aantal gevallen recht heeft om de beperking te vragen van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Daarnaast dient opgenomen te worden op welke manier hij zijn recht kan uitoefenen, bv. door het verzenden van een e-mail naar een bepaald e-mailadres.
Terwijl u een onderzoek uitvoert naar de uitoefening van het recht op beperking van verwerking van de betrokkene, dient u in uw bestand aan te geven dat de persoonsgegevens in kwestie niet verder kunnen worden verwerkt.
Met andere woorden: indien u zou beslissen om bijvoorbeeld een direct marketing mailing te versturen naar uw klantenbestand, moet u opletten dat u deze mail niet verzendt naar deze personen die zich beroepen op hun recht op beperking tot wanneer u de uitoefening van het recht van de betrokkene hebt onderzocht.
Indien wordt besloten dat het verzoek tot beperking van de betrokkene gerechtvaardigd was, is het niet meer toegestaan om de betreffende persoonsgegevens te verwerken.
Afgezien van het opslaan van deze gegevens, mag u als verantwoordelijke geen verrichtingen meer uitvoeren met de persoonsgegevens.
Wanneer de verantwoordelijke voor de verwerking de persoonsgegevens toch verder wenst te verwerken is dit enkel mogelijk in volgende omstandigheden:
Indien uiteindelijk wordt beslist dat de gegevens die werden verwerkt bv. wel juist zijn of niet onrechtmatig werden verwerkt en dat u deze zodus wél werden mag verwerken, dient u de betrokkene te informeren dat u de gegevens verder zal verwerken vóóraleer de beperking van de verwerking wordt opgeheven.
Indien de persoonsgegevens in kwestie werden doorgegeven aan een derde, dient u ook deze ontvangers te informeren over het recht tot beperking waarom de betrokkene heeft verzocht, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.
Het recht van bezwaar dient uiterlijk op het moment van het eerste contact met de betrokkene uitdrukkelijk onder de aandacht te worden gebracht. Dit kan u best doen door het opnemen van het recht van bezwaar in de privacy policy. De GDPR bepaalt nog dat dit “duidelijk en gescheiden van enige andere informatie” dient weergegeven te worden.
Wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden mag u deze gegevens niet meer gebruiken voor direct marketing doeleinden.
De betrokkene dient dit bezwaar zodus niet te motiveren.
De betrokkene heeft te allen tijde het recht om redenen die verband houden met zijn specifieke situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.
In dit geval zal de betrokkene zijn bezwaren wél moeten motiveren.
Indien de betrokkene bezwaar maakt tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (m.i.v. profiling), dient de verantwoordelijke voor de verwerking hier gehoor aan te geven.
Indien de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking op basis van algemeen belang en gerechtvaardigd belang, zal de verantwoordelijke voor de verwerking de verwerking moeten staken tenzij hij:
Deze al dan niet verdere verwerking moet dus wel gemotiveerd worden. Het indienen van bezwaar dient kosteloos te zijn.
In geval het verwerken van persoonsgegevens online gebeurt, dient de betrokkene ook online zijn bezwaar kenbaar te kunnen maken.
De GDPR bepaalt geen termijn waarbinnen men dient te reageren.
De betrokkene heeft het recht om wissing te bekomen van zijn persoonsgegevens en de verantwoordelijke voor de verwerking is verplicht om deze wissing door te voeren wanneer:
Indien de persoonsgegevens openbaar werden gemaakt en de betrokkene verzoekt om wissing van de gegevens, dient de verantwoordelijke voor de verwerking maatregelen te nemen om de andere partijen die deze persoonsgegevens ook verwerken te informeren over het verzoek tot gegevenswissing van de betrokkene. U dient enkel “redelijke” maatregelen te nemen rekening houdend met de beschikbare technologie en de uitvoeringskosten. Het doel is het wissen van koppelingen naar deze persoonsgegevens en het wissen van kopieën of reproducties.
De wissing dient “zonder onredelijke vertraging” te gebeuren.
U dient niet tegemoet te komen aan een vraag tot wissing in één van volgende gevallen:
Het recht op dataportabiliteit impliceert dat de betrokkene het recht heeft om de gegevens die een verantwoordelijke voor de verwerking van hem verwerkt, in een “gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen” en bovendien deze gegevens aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking over te dragen.
Echter, de betrokkene kan dit recht enkel en alleen uitoefenen in geval de verwerking is gebaseerd op ofwel de toestemming van de betrokkene, ofwel wanneer de verwerking via automatische procedés wordt verricht.
Indien de betrokkene hierom verzoekt, dient u de persoonsgegevens die u verwerkt van deze persoon in een gangbare en machine leesbare vorm te voorzien. Machine leesbaar impliceert dat de informatie zo is gestructureerd dat software specifieke elementen uit de persoonsgegevens kan extraheren. Een dergelijke werkwijze vergemakkelijkt het proces van andere organisaties om deze persoonsgegevens te gebruiken.
Indien de betrokkene hierom verzoekt, bent u gehouden om deze persoonsgegevens (in een gangbare en machine leesbare vorm) rechtstreeks aan een andere organisatie over te maken.
Indien u meent geen gehoor te (kunnen) geven aan het verzoek van de betrokkene, dan dient u hem/haar te informeren over de reden waarom men niet kan voldoen aan de vraag. Daarnaast dient men de betrokkene ook te melden dat hij/zij het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of zich tot de rechtbank te wenden zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 1 maand.
U dient een dergelijke vraag van een betrokkene zonder onredelijke vertraging te beantwoorden en uiterlijk binnen 1 maand.
Deze periode kan worden verlengd met 2 maanden wanneer de vraag complex is of indien u een reeks van aanvragen ontvangt. Minstens dient u de betrokkene binnen 1 maand te informeren over het ontvangst van de aanvraag en dient u hem/haar te informeren over de reden van de vertraging.